デスクが汚い人は仕事が出来ない。

その机なんとかなんねぇ〜?

僕が管理職時代メンバーに対してこれだけは!と思って指導して来たことがいくつかある。
その中のひとつに「机の上を整理する」ということに関してはかなり口うるさく言った。
その理由は先のツイートの引用の通りで

机の上は頭の中と同様で綺麗に整理されてる人は頭の中も整理されている。
逆に机の上が乱雑な人は頭の中も整理されていない。

そのように考えでいた。
同様にパソコンを見た時にファイルが画面狭しと点在されている場合も同様と言える。

なぜ?机は整理しなくてはならないのか?

仕事をする上でいちばんの無駄はなに?
そう質問した時に「モノを探すこと」と答える人が多いと思う。
そう、モノを探すの時間は無駄なのです。
だから、整理をしなくてはいけないのです。
これ、一般的な考えね。一般的な。

だけどね、机の上が汚い人の論理だと

「片付けるとどこに何があるかわからなくなるからこれで良いんです!」

な、、、なんだって!?
そんな理屈あるの!?

「整理」と「整頓」の違いについて

先の会話を理解するためには「整理整頓」の言葉を理解しなくてはならない。

【整理とは】
・乱雑な状態にあるものに秩序を与えて、すぐ利用出来るようにしたり、事がうまく進むようにしたりすること。
・不必要な要素を省いたり、統廃合を行ったりして新秩序を作り、仕事の能率化を図ること。
【整頓とは】
・散らかっている部屋や物などを片付けて、見た目にきれいにすること。

乱暴に言うと…
整理は見た目は多少悪くても、そこに規則性を持っていてすぐ利用出来る状態。
整頓はとりあえず綺麗になっている状態。
となる。

さて、先のメンバーはどうでしょうか?

「整理」出来てんじゃん!
彼の理屈だと「ノゾエがみたらバラバラかもしれないが自分の中ではわかる。だから問題ない」となる。
ということは、彼は正しいとなるのかというと、そう簡単な問題ではない。
なぜなら、机の上が汚いメンバーに成果上位者がいないからだ。

そうなると、別の切り口で証明をしなくてはならない。

机の汚い人は残業が多い

これならどうだ!
残業が多い人は机汚くありませんか?
では、この点について説明してみようと思う…

そもそもなんで机の上に大量の書類を置いているのか?
別に整頓が出来ないとしてもデスクの中やファイルの中にまとめて入れることも出来ると思うのだが…
「目に見えるところに置いて、仕事があることに満足している」という風に考えることができる。
彼らの思考には「こんなに仕事がある」という風に思うことで仕事やっている気になっているのです。
この言い切りは過去の指導経験から来るもので(ほぼ)間違いないです。

「残業が多い」その理由は、業務の優先順位が出来ていないのです。
机の上に山積みになっている書類、どこに何があるのか?はわかっているが、その山積み書類の処理する順番が明確になっていないのです。
いちばん上にある書類から始める時もあれば、処理の簡単なものから手をつける時もある。
基準がないのです。

そして、これもあるあるなのですが…

仕掛り案件が多い

仕掛り案件とは、「途中まででストップしている仕事」で、資料山積み系の人たちは業務の優先順位が出来ていないので、なぜか?途中で他の業務に移ってしまう。これは本当に不思議な心理ですが、それでも平気らしいのです。
そのような、業務の進め方をしていれば山は減ることはないのです。
なぜなら山の中に進捗が80%のものも10%のものが混ざっているのですから。。。

そのような人は仕事の優先権は誰が持っているか?
それは自分以外の人なのです。「顧客」であり、「チームメイト」であり、「上司」であるのです。
では、なぜ自分で優先権を持てないのか?

それは業務の「総量」と「期限」を理解していないからなのです。

「机の上」と「総量」と「期限」と…

あなたは今どれくらいの業務総量ですか?
そして、その各業務の期限はいつですか?
それぞれ正確に言えますか?

これが業務を効率的に終わらせるために最初に考えなくてはならないのです。
このことをしっかり理解している人は机の上は(比較的)綺麗だと言えるでしょう。

綺麗な人のケースから山積みな人を考えて欲しい。(逆のことが多いので)
①今ある全ての業務総量を(ほぼ完璧に)理解している。
②その中で期限のあるものとないものに分けている。
③期限のある業務の完了日を確定させる=業務日を確定させる。
④期限のない業務は基本最速で処理を心がける
最低でも以上の事を管理して「整頓」としてさらに「整理」するのだ。
ここでいう整頓とは①②であり、整理は③④だ。
そして、この時に重要なのは④「期限の決まっていない業務」の扱いだ。
いかがだろうか?
山積み系の人たちはどのように考えて業務処理をしているだろうか?

期限のないものに期限をつけろ!

期限のない業務は多い。
それは日本人特有の「あ、うん」の呼吸というやつだ。
これが、結構やっかいで期限の感覚は人それぞれだ。
その結果「問い合わせ」が「催告」に変わることがある。
この件に関して別の投稿で話しているので、そちらを見て欲しい。

さて、なぜ「期限のない仕事を最速」で処理する必要があるのか?
それは「期限がない」ということに意味がある。
「期限がない」ということは、いつでもいい。という風に取ることが出来る。
では、いつでも良いなら早いほうが良い。
仕事の出来る人というのはそのように考えるのだ。(業務の手離れが良いと言える)

逆に山積み系の人たちは「いつでもいいなら、手の空いた時にでも…」となるのだ。
そこに落とし穴があるのだ。

あなたは来週の同じ曜日の仕事量を言えるか?

きっと正確には言えないと思います。
そうなんです。来週の状況がわからないから「今処理をするのです」
もっと言えば、来週の状況がわからないのに「後回しには出来ないのです」

それに対して山済み系の人たちは「後回し」にしがちなのです。
先を見越した業務段取りが出来ないのです。
だから、机の上に書類があることで「悦に入る」のです。

仕事の出来る人は机の上には「今やるべき業務」しかないのです。
そして、終わったら次の業務が机の上にくるのです。
けっして、机の上に2つの業務書類があることはないのです。
今、目の前にある業務に集中するのです。
そのようにしながら業務の優先権を自分が持つのです。

不思議なものでそのような人たちが催促を受けることはありません。
そして、確実に成果を上げ定時に退社していくのです。

僕が管理職の時に定時退社のメンバーに「ねぇ、大丈夫かい?」と声をかけると「はい、今日やることは終わりましたので、あとは明日で大丈夫です。」と言って帰るのです。
これが自分に業務優先権を持って成果をあげる人です。

机の上が汚い人への改善案

「一生懸命にやってるんだけどねぇ〜」なんて山積み系メンバーに対して評価する管理職がもしいるなら、即刻に降格させたほうがいい。
その程度のレベルの管理職では有能なメンバーがかわいそうだ。

山積み系のメンバーにリーダーはこのように指導して欲しい。
①今やらなければいけない業務は何か?(その理由:納期など)
②期限のない業務に対しての期限を明確にする(その際に仕掛り業務のチェックを忘れずに)
③①②の管理方法を明確にする(この際は整理ではなく整頓させる)
④そして通常の業務で机の上には「今すべき業務」しか出させない。
まずは以上のことをリーダーはメンバーに実行させなければならない。

くれぐれもだが、山積み系メンバーに対して「一生懸命やってる」など評価することのないようにして欲しい。
それで、リーダーのレベルがわかるし、メンバーはそういう姿勢をしっかりチェックしているのだから…

Follow me!

The following two tabs change content below.
1969年、大分県別府市育ち。会社員生活27年の経験から「個人が変われば組織は必ず変わる」ことを伝えるミッションを受け。ライター、写真家、イベント企画、マネジメントアドバイザーなど様々なプロジェクトで伝えている。人気講座である「優先順位設定をして業務効率をあげよう」は参加満足度90%を超える評価を得ている。2017年末には初の書籍「飛躍する勤労」をGalaxy Books社より刊行予定

最新記事 by のぞえ たけおみ (全て見る)