自信をもって具体的にしろ!

それで、結局いつになるんだよ!?

ビジネスの現場でよく耳にするセリフ「言い訳はいいから、結局いつ出来るんだ?」問い詰める側も決して怒っているわけではない。『具体的な』返答をもらえないことへの苛立つ気持ちが語気になる。
その語気の強さが逆に仇となり問い合わせを受けた人はまたまた返答に困る。そこでまた『言い訳』を始めたら…

急かしてはいない。正確な日程を知りたいだけ。

ここで確認をしなくてはならないことがある。先ほどの会話で先方はあなたに何をしたでしょうか?
●催促
●問い合わせ
どちらでしょうか?
先ほどの会話を少し巻き戻してみましょう。

① 先方「もしもし。Aさん?この前頼んだ商品『いつ』になるかな?」
② Aさん「あ…はい。いま一生懸命やってます。」
③ 先方「それで、『いつ』になるのかな?」
④ Aさん「そぉ〜ですねぇ(やばい、催促されてる?)」
⑤ Aさん「いまですね、現場で作業していて最終工程まで進んでるんです。そして最終チェ..」
⑥ 先方「いや、だから『いつ』になるのか。聞いてるの!」(イライラ….)
⑦ Aさん「ですから、いま最終工程で….」(イライラ…)

おわかりいただけるでしょうか?
先方さんは初志貫徹『いつ』しか聞いてません。それなのにAさんはのらりくらりしながら『いつ』を答えない。なぜ、こんな簡単なことができないのだろう?しかも、Aさんは電話が終わったら管理部にこういうのです「先方さんから『催促』されちゃったよ」と、それを聞いた管理部はどう思うだろう?Aさんが『催促』されている現場に連絡して優先して処理しようと現場に指示をする。
そうなると現場はいい迷惑だ。Aさんの応対があいまいだったために現場の作業段取りが変更されてしまった。

なぜ『具体的』にした方がいいのか?

先方さんはなぜ『いつ』と聞いてきたのか?そこを理解しないと『具体的』すべき事がわからないだろう。この場合先方さんは急いでいたのだろうか?この会話の段階ではまだわからない。『いつ』としか聞いてないからだ。それがAさんの回答が曖昧なために先方さんが『まさか、進行してないんじゃ…」と不安になって「いつ?」「いつ?」と『催促』のようになってしまったのです。
それでは、この場合はどう答えた方がいいのか?そこには先方さんが『どのような依頼していたのか?』ということも関係してきます。

『先方さん』がAさんに依頼した際に
① 納期が明確でなかった。(○月初旬などの大まかな希望)
② 納期が明確だった。(○月○日)

①の場合は大まかな納期設定であるため先方さんは『いつだった?』の要素が強くAさんの報告を聞いてからそのあとの行動を決めようと思っている受動的な問い合わせです。
②は納期が注文段階で明確である。それはその日に商品が必要であるための確認である。
それでは先方さんは①②のどちらになるだろう?『いつ?』と聞いているのですから①ですね。その場合Aさんは社内で進行している納入日を答えればいいのです。それだけです。それに対して先方さんが「わかった」と答えるか?「もう少し早くなるかな?」と答えるか?はいまの段階ではわからない。それなのに自分勝手に『問い合わせ』を『催促』にしまってはいけない。先方さんは『いつになるか』を知りたいだけなのに?

自分の仕事に自信を持って『具体的』答えろ!

自分の仕事に自信を持っていれば『具体的』に答える事ができる。まわりを見回してほしい。優秀な人は『自信を持って具体的』にしていないか?別に特別なことはしていない『堂々と具体的にありのまま』を答えているだけだ。自信は安心を生む。ビジネスに限らずパートナーに安心を与えたいのであれば『自信を持って具体的』に答えるようにしよう。そうれだけでいい。小難しい現状報告や言い訳を話して安心するのは自分だけだ。ビジネスでは自分が安心するのではなく、相手を安心させろ!そのためには『具体的』に説明する必要があるのです。

 

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1969年、大分県別府市育ち。会社員生活27年の経験から「個人が変われば組織は必ず変わる」ことを伝えるミッションを受け。ライター、写真家、イベント企画、マネジメントアドバイザーなど様々なプロジェクトで伝えている。人気講座である「優先順位設定をして業務効率をあげよう」は参加満足度90%を超える評価を得ている。2017年末には初の書籍「飛躍する勤労」をGalaxy Books社より刊行予定