依頼や指示は具体的であるべき

この日本では曖昧に物事をすることが多く、言葉多く指示や依頼を伝えることをあまり快く思わない中で育って来ましたが、これからは、そのような文化の考えでは相手がなにを求めていて、どのように行動すればいいのか、ということを分かるまで伝えることが求められます。
それはより具体的に伝えることがポイントとなるのです。

阿吽の呼吸は通用しない。

 

例えばこのようなケースではどうでしょうか?
新人社員の山本さんが、加藤課長に本部長へ提出するための報告書の作成をされました。山本さんが報告書を作成したところ「この内容じゃ不十分だよ、本部長が理解しやすいような事例や入れて内容を濃くしてくれ。」と指導された。そして、山本さんは加藤課長の指示通りに修正したら、本部長からは「山本くんの報告書は内容がくどいな、もう少し簡潔にまとめてくれ。わかりやすく簡潔に時間をかけて内容を盛り込んでも時間の無駄にしかならないぞ。」と指導をされた。
もし、僕が山本さんの立場だったら「いや、これは加藤課長の指示で作成したんです!」と言ってしまうかもしれません。

 

この場合、加藤課長の指示は間違っていたのだろうか?
実際には指示は間違っていません。
でも、曖昧だったのです。
「事例を入れてと内容が濃くしてくれ」と言われたので、山本さんの思う事例で内容を膨らませたのですが、それは本部長が知りたい内容ではなかったのです。
では、どのようにすれば良かったのか?
加藤課長は「内容を濃くする」と指示するのではなく、「本部長が見やすくするためにグラフや表を入れるように」や「まず、結論ありきで書き出してくれ」というような具体的な指示をすることが出来たならば山本さんも間違えた判断をすることはなかったでしょう。
指示が曖昧であればあるほどに、部下は自分勝手な判断をしてしまいます。その結果、仕事が2度手間、3度手間になり、あなたはメンバーから信用されなくなります。

あの人の指示は適当だから…気をつけて。

 

具体的な指示をすれば、メンバーは間違えを起こしにくい。
また、このことは自分のチームに限ったことではない。仕事をする上で外部すなわち協力会社などに対しても、具体的な依頼をすることで無駄が削減されることになります。それは信頼関係強化のためにも必要なことです。
そのためには自らが具体的に話をするクセをつけるトレーニングが必要です。
「あれ」や「それ」などと言っていては自分もチームも成長しません。しっかり会話をする習慣をつけることで指示を具体的にして無駄をなくすことが出来るのです。

特にチームの長は具体的に話す習慣を身につけましょう。

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