仕事のできる人の机の上はAlways simple!

このブログでもたびたびテーマにしている『机の上が乱雑な人は仕事が出来ない』。このことはあらゆるところで言われているのに、何故か今だに治らない人がいることが不思議で仕方がありません。
しかも、散らかったデスクに「大丈夫!俺は何がどこにあるか分かっているから」などと宝探しのような自慢をする人もいたりする。だが、それは自分にしかわからないことで他の人とは一緒に仕事が出来ないと言っているようなものです。
それで組織として仕事が回るでしょうか?

 

 

このブログを読んでくださっている人の多くは会社員の立場だと思います。会社で仕事をする最低のルールとして、自分がいつ休んだとしても仕事に支障が出ないようにすることです。特に中堅社員であればそのような状態を作っておくことは必要最低限の管理能力と言えます。
書類の管理方法に関しては会社ごとに違いがあるかもしれませんが、個人の整理に関してはシンプルにした方がいい。『これから作業するべき書類』『現在作業中の書類』『終了した書類』の3つだけの分類で十分なのです。

 

 

例えば3段の棚を用意して、『これから作業するべき書類=まだ手をつけていない書類』なので、一番上の棚に保管するのもいいでしょう。とりあえず、手をつけていない書類があることがわかっていれば、常にそこをチェックする習慣をつければいい、出社した時、帰る前などにすることで作業漏れなどを防ぐことが出来ます。

『現在作業中の書類』に関しては、作業をしている最中に他に用事を頼まれたり、会議など一時的に机から離れる際に保管するべき場所を確保しておきましょう。この理由は第1にセキュリティの問題もありますが、それと同時に自席を離れるときは机の上は綺麗にする習慣をつけるためでもあります。わざわざデスクの上を散らかして忙しアピールをする必要はないのです。

そして最後の『終了した書類』に関しても、終わったからといって放置してはいけません。自分では終了していたとしても次工程があるはずです。経費の計算であれば経理へ渡したり、依頼を受けた部署に書類を持っていくなど、次工程がない仕事はほぼないと考えるべきなのです。
自分では終わったつもりでそのまま書類の山に溜め込んでしまうと、自分が忘れるだけではなく周りにも迷惑をかけてしまいます。

 

 

僕が過去に経験したことで、得意先の佐藤さん(仮名)に書類を送ったところ、先方の手違いで別部署の佐藤さんに渡ってしまったのです。その佐藤さんは『ひと段落ついたら渡そう』と思っていたのですが、そのままデスクの中に入れ忘れてしまい。数ヶ月後の部署の席替えで発見されたという経験があります。
机の書類保管のルールを常にシンプルにしてモノを置かない。そのように決めるだけで仕事に対する取り組み方もスマートになるはずです。
ぜひ一度試してみてください。
きっと仕事がスムーズに進むでしょう。

 

デスクの上はAlways simple!(常にシンプル!)

 

 


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