すべての行動に制限時間を設けよう。

1日を段取りよく時間を効率的に活用するためには、どんなことにでもタイムリミットを決めておくことが大事です。
ある企業では、『1回の会議の時間は必ず1時間以内に終了させる』という決まりごと、ルールが存在します。これは素晴らしいルールです。

会議は言葉通り議論をする会なのであって、その場で初めて考え始める場所ではないのです。会議を行う前には事前に議題を参加者に案内して、各自が自分の案を持ってくることこそが本来の会議のあるべき姿なのです。
このことは外国企業では一般的なのですが、日本企業ではそうではない場合が多いようです。ブレインストーミングのように、参加者と時間をかけてアイデアを出し合いたいような場合では、アイデアプレゼン会やミーティング、ワークショップなどの別の名称を使った方がいいでしょう。
名称を変えるだけでも、会議でダラダラと時間をかけて話し合ったりすることはなくなるはずです。

会議とは『議論をする会』なので、その場で考え始めてはいけないのです。
事前に発言することを準備して会議に参加することは参加者の義務なのです。

 

 

すべてにタイムリミットを設けましょう。

また別の会社では『1日会議時間は4時間以上してはいけない』というルールもあるそうです。これもいいルールだと思います。一般的に管理職になると1日のほとんどが会議に使われていると言われています。(実際、私が管理職の時も日によっては1日にち会議だけのような日も珍しくありませんでした。)その会議も大体が確認や報告事項などの特別な議論をするような会議ではありませんでした。

これは会議についてですが、普段の仕事中の行動にも制限時間をつけるべきだと思います。例えば『電話の時間は5分以内で終わらせる』というルールもいいでしょう。制限時間を設けることで会話の段取りに工夫をするようになるからです。この場合では時間に制限があるから、どうしても伝えるべき情報は先になります。要は『結論は先に伝える』ことが実践できるのです。
他にも残業時間のルールから、営業マンはこの時間は事務所に居てはいけない。などという行動計画のルールも会社よってはあるようです。

どのような仕事に対しても、制限時間を設けることで、効率が上がるだけではなく、仕事の質も良くなるのです。

自分の仕事に制限時間を設けて、ダンドリストになりましょう!

 

今回も読んでいただきありがとうございました。

 

 

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