ルールを疑おう

改善提案を出すと「規則で決まっているからできない」と反対意見をされることがありますが、そのような時にすることは、規則自体の中身をしっかり確認する必要があるのです。
規則は往々にして「やりたくない」ことの言い訳に使われることが多いのです。

規則は法律ではありません。多くの場合、簡単に変えることができます。それどころか、変えなければケースも決して少なくはありません。ある会社の業務改善発表会で「D部門の残業時間が他部門に比べて多い。どのようにすれば残業時間を減らすことができるのか」というテーマになった。

D部門は営業部が得意先から集めてきた注文情報をまとめて、在庫を確認したり生産の進捗状況を確認して在庫調整をすることが仕事でした。D部門の仕事のピークは1日に3度ほどあった。
得意先から夜間に入ってきた注文に応じる朝イチの仕事。営業が午前中に集めてきた注文の処理をする午後イチ。そして午後6時から1時間ほど、会社の勤務終了時間は午後6時までなので、毎日残業ということになっていました。しかし、D部門の残業の理由は「営業部が毎日5時過ぎににならないと集めた注文情報を送ってこないため仕方なく残業をしている」と言っている。そこで、営業部にその理由を聞くと「5時〜5時半は情報を送ることができない」という回答でした。
理由を聞くと以前より、5時〜5時半の間は経理部がPCを独占しているために営業部が情報を送るのは5時半以降というようなルールが決められていたのでした。

 

その規則は『停滞の原因』になっていないか?

現状のシステムでは当然、いつ情報を送っても問題はありません。しかし、ルールは廃止されずに残ってしまい、営業部も何も考えずに守り続けていた。D部署も、まさか今ではまったく無意味なルールが今でも継続されて守られているとは知らずに毎日残業を続けていたのでした。
もちろん、そのルールはその場で廃止になり、それ以降残業なしに仕事ができるように改善がされました。
このような、現状に合わない規制からムダが生じているケースは少なくありません。他にも「予算がない」「前例がない」「他社ではやっていない」など、できない理由はたくさんあります。

 

『改善』とは、現状を変えることである。

現状のままでいい。別に変える必要はないという意見に負けて停滞させてはいけません。

停滞は衰退である。

規則を守ることは大事ですが、規則が停滞を生むようなことになるのであれば、変える必要があるのです。今よりももっと良いやり方や、現状に会う方法を提案して新しい規則やルールを決めましょう。

 

今回も読んでいただきありがとうございました。

 

 

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